Outsourcing usług księgowych - na czym polega?

Zjawisko outsourcingu cieszy się ostatnio rosnącą popularnością w całej Polsce, ze względu na wiele płynących z takiego działania korzyści dla danej firmy. Sam termin outsourcing pochodzi od trzech słów z języka angielskiego; outside, resource oraz using, co oznacza po prostu korzystanie z zasobów zewnętrznych.

Warto wspomnieć, że istnieją dwa rodzaje outsourcingu. Pierwszy z nich nazywany jest outsourcingiem zewnętrznym i polega on na wybraniu spośród dostępnych na rynku (np. w Warszawie) podmiotów, oferujących takie usługi i powierzenie mu konkretnych obszarów działalności.

Drugim typem outsourcingu jest outsourcing kapitałowy, który opiera się na tym, że dana firma zakłada osobną spółkę (czyli tworzy odrębny podmiot gospodarczy), której zadaniem jest zajęcie się wyszczególnionymi wcześniej obszarami. Takie działanie wymaga jednak przeprowadzenia restrukturyzacji firmy.

Outsourcing księgowości będzie w tym przypadku oznaczał tyle, co zlecanie części swoich zadań z tego obszaru - zewnętrznemu wykonawcy. Podmioty zewnętrzne oferują poparte swoją wiedzą i wieloletnim doświadczeniem usługi, których wachlarz bywa często bardzo szeroki i zazwyczaj obejmuje: prowadzenie ksiąg rachunkowych, obsługę księgową, obsługę w zakresie kadr i płac, wdrażanie nowoczesnej technologii zmierzającej do automatyzacji procesów księgowych itd.

Outsourcing księgowości - zalety

Korzyści płynące z outsourcingu księgowości warto rozgraniczyć w zależności od typu outsourcingu na jaki zdecyduje się firma.

Outsourcing kontraktowy, zwany inaczej zewnętrznym może przynieść przedsiębiorstwu liczne zyski. Przede wszystkim taki sposób oddelegowania części swoich zadań umożliwia wybranie wykonawcy, którego zakres oraz cena usług będzie dla konkretnego biznesu najbardziej optymalna. Inne wybrane zalety to: rozłożenie ryzyka i odpowiedzialności czy zwiększenie elastyczności firmy dzięki redukcji złożoności jej struktury.

Drugi rodzaj - kapitałowy (wewnętrzny) pozwala natomiast na: unikanie zwolnień pracowników poprzez przenoszenie ich do nowej spółki, łatwiejsze sprawowanie nadzoru nad postępem prac czy zwiększenie wpływu na poziom cen oferowanych usług.

Warto zauważyć, że istnieją uniwersalne dla obydwu tych modeli korzyści, które wynikają po prostu z samego faktu zastosowania w firmie outsourcingu. Należą do nich: możliwość skupienia się na głównej działalności firmy (lub firmy-matki), a co za tym idzie - zwiększenie wydajności pracowników i tym samym tempa wzrostu biznesu.

Na co warto uważać jeżeli chodzi o outsourcing księgowy?

Przede wszystkim warto pamiętać, że oprócz oczywistych zalet jakie posiada przenoszenie zadań na inne podmioty, takie rozwiązanie może mieć również swoje wady, o których warto wiedzieć przed podjęciem kluczowych dla firmy decyzji.

W zewnętrznym outsourcingu księgowości ważnym może okazać się fakt, że nie mamy bezpośredniego nadzoru nad etapem i postępem prac, wpływ firmy na cenę usługi jest w tym przypadku znikomy, a strategiczne planowanie działalności przez firmę zlecającą może być utrudnione.

Kapitałowy outsourcing księgowości jest za to narażony na innego rodzaju zagrożenia takie jak; konieczność straty zasobów (w tym energetycznych) na utworzenie spółki-córki, brak rozłożenia odpowiedzialności i ryzyka niepowodzeń, niemożność skorzystania z konkurencyjnej oferty usług outsourcingowych, która pojawiła się na rynku czy wykorzystanie nowo utworzonej spółki do realizacji indywidualnych celów. 

Podmioty, które najbardziej skorzystają na outsourcingu księgowości 

Outsourcing księgowości Warszawa - do podmiotów, dla których outsourcing będzie najbardziej opłacalny można zaliczyć w szczególności trzy grupy: małe, ale szybko rozwijające się firmy, średnie i duże przedsiębiorstwa, które z uwagi na skalę prowadzenia działalności potrzebują niezawodności i stabilności usług księgowych oraz podmioty, które ze względu na międzynarodowy charakter swojej działalności potrzebują osób wyspecjalizowanych w prawie obowiązującym także poza granicami Polski.

Na uwagę zasługuje także fakt, że zlecenie zadań innemu podmiotowi może być także opłacalne nawet dla mniejszych przedsiębiorstw, które ze względu na swój rozmiar mogą nie posiadać wykwalifikowanych w sektorze księgowości pracowników. Idealnym rozwiązaniem w takim przypadku może się okazać co-outsourcing, czyli zlecenie obsługi tylko części zadań księgowych.

Artykuł partnera