Faktury są najistotniejszym elementem prowadzenia działalności gospodarczej. Od faktur uzależniona jest kwestia uzyskiwanych przychodów, kosztów, a w konsekwencji przekłada się to na osiągnięte dochody. Szczególnie osoby rozpoczynające swoją przygodę z własną firmą, mają problem i zagwozdkę, czy prawidłowo wystawiają faktury. Równolegle, nierzadko dochodzi do sytuacji, że osoby ze sporym doświadczeniem mają chwilę zawahania. Zatem, co wpisywać na fakturze i dlaczego poprawnie wystawiona faktura jest jedną z najważniejszych czynności w prowadzonej działalności gospodarczej. 

Dlaczego poprawne wystawianie faktur jest tak ważne?

Faktury są podstawowym dokumentem księgowym. Stanowią one potwierdzenie dokonania danej transakcji. Są one nieodłączne w działalności gospodarczej. W niektórych branżach są wystawiane nawet w tysięcznych ilościach. Ryzyko popełnienia błędu wówczas znacząco wzrasta, choć może się on pojawić także w sytuacji, gdy wystawiana jest jedna faktura miesięcznie. Konsekwencje nieprawidłowego wystawienia faktury są różne i uzależnione od rodzaju błędu. Jedną z najpoważniejszych konsekwencji jest niemożność odliczenia podatku od danej faktury. Dbałość i zachowanie uwagi podczas wystawienia faktury może uchronić przed koniecznością wystawienia noty korygującej, a nawet dokonaniem korekty złożonej deklaracji. 

Należy pamiętać, że wadliwe wystawienie faktury jest ujęte w prawie karno-skarbowym. Wówczas rozpatrywane jest pod kątem wystawienia wadliwego, czyli faktura nie jest zgodna z obowiązującymi przepisami o fakturami lub pod kątem wadliwego prowadzenia ksiąg. Jeżeli nieprawidłowość została wykryta przez Urząd Skarbowy i uznana jako przestępstwo to może zakończyć się grzywną w wysokości nawet aż do 180 stawek dziennych, czyli 534 zł do 3 840 000 zł. Z kolei, jeżeli jest traktowana jako wykroczenie, to urząd może orzec o grzywnie w wysokości od 160 zł do nawet 32 000 zł. 

​

Zasada nr 1 - Terminowość

Przepisy jednoznacznie wskazują, że z zasady faktury powinny być wystawione nie później niż w przeciągu 7 dni od dnia, w którym doszło do wydania towaru lub zakończenia świadczenia usługi. Od tej reguły występują wyjątki w branży budowlanej, budowlano-montażowej, zajmującej się dostawami książek drukowanych. Odpowiedzialność spoczywa na wystawcy, a nie nabywcy. 

Zasada nr 2 - Rzetelność danych

Na fakturze muszą się znaleźć elementy tj.: data wystawienia faktury, kolejny numer nadany tej fakturze, imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy, a także ich adresy, numer NIP podatnika. Można zastosować także numer PESEL w przypadku osób fizycznych. Ponadto, na fakturze musi się znaleźć data dokonania lub zakończenia dostawy. Na fakturze musi być zawarta nazwa lub rodzaj sprzedanego towaru lub usługi, a także miara lub ilość dostarczonych towarów. Wystawca faktury musi przedstawić także podsumowanie cen jednostkowych netto

Zasada nr 3 - Odpowiednia stawka opodatkowania

Osoby prowadzące działalność zarejestrowaną do VAT muszą pamiętać o konieczności doliczenia kwoty podatku VAT do kwoty netto zgodnie z obowiązującą stawką. Stawka VAT przedstawiona na fakturze musi być ustalona zgodnie z obowiązującymi przepisami. Zdarzają się sytuacje, kiedy faktury posiadają  błędnie przyporządkowaną stawkę podatku VAT. Często jest to konsekwencja błędu lub niedostatecznej wiedzy, jednak bez względu na przyczynę wiąże się to z wystosowaniem wyjaśnień do Urzędu Skarbowego. Konieczne jest wówczas złożenie korekty deklaracji VAT, pliku JPK_VAT,  a także zapłaty odpowiedniej wysokości podatku z należnymi odsetkami. 

Rozwiązaniem, które znacząco niweluje wystawienie faktury z błędem jest Krajowy System e-Faktur. Wdrożenie systemu SaldeoSmart umożliwia wystawienie faktur, które są zgodne ze standardami wskazanymi przez Ministerstwo Finansów. Znajdują się na nich wszystkie, wymagalne dane. Co więcej, za pomocą tego systemu można przesyłać faktury bezpośrednio do rządowego systemu. Twórcy aplikacji nieustannie śledzą zmiany dyktowane przez Ministerstwo Finansów, co ściąga ten obowiązek z barków przedsiębiorców. Wówczas przedsiębiorcy mogą skupić się na swojej pracy, a faktury z pewnością są wystawione w sposób zgodny z  obowiązującymi przepisami. 

SaldeoSmart jest doskonałym sposobem na wdrożenie rozwiązań, które w niedalekiej przyszłości będą wymagane. Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur będzie obowiązywało wszystkich przedsiębiorców, a połączenie SaldeoSmart z tym systemem nie spowoduje jakiegokolwiek, ewentualnego utrudnienia w wystawieniu faktur.